Jak przygotować i złożyć projekt badawczy

1. Pomysł badawczy

Pomysłodawca (pracownik naukowy, doktorant)

      • Sprawdzenie aktualnej oferty konkursowej (aktualności na stronie Sekcji Obsługi Badań WNPiSM, newsletter SOB lub bezpośrednio na stronach instytucji finansujących).
      • Kontakt z SOB:
            • Poinformowanie o chęci przygotowania wniosku konkursowego
            • Uzyskanie dodatkowych informacji, rozwianie wątpliwości, otrzymanie wsparcia formalno-organizacyjnego dotyczącego możliwości uzyskania dofinansowania na projekt badawczy.

Przydatne strony:

2. Zasady konkursu

  • Wybór instytucji finansującej/konkursu.
  • Zapoznanie się z: dokumentacją konkursową (w szczególności z regulaminem, kwalifikowalnością wydatków, zakresem danych wymaganych we wniosku, instrukcją wypełniania wniosku).
  • Odpowiedź na pytania:
        • Czy uczelnia jest adresatem konkursu
        • Czy spełniam wymagania formalne stawiane kierownikowi projektu
        • Czy pomysł badawczy wpisuje się w założenia danego konkursu
        • Czy nie jest wymagane spełnienie dodatkowych formalności, np. przedłożenie studium wykonalności?

3. Terminy

  • Zapoznanie się z terminami składania wniosków:

        • 3 terminy – Instytucja finansująca, BOB oraz SOB;

        • Na poziomie wydziału (Sekcja Obsługi Badań) oraz na poziomie centrali UW (BOB lub pokrewne), jednostki wyznaczają wewnętrzne terminy, do których w nieprzekraczalnym terminie należy dostarczyć kompletny wniosek o dofinansowanie projektu. Wyznaczone terminy są wcześniejsze, niż ostateczny termin złożenia wniosku o dofinansowanie projektu do instytucji finansującej.

  • Zapoznanie się ze sposobem składania wniosków (wersja: drukowana i online, tylko online).
  • Odpowiedź na pytanie:
        • Czy dysponuję czasem odpowiednim na to, by przygotować dobry, przemyślany projekt badawczy, dopełnić wszystkich formalności oraz mieć czas na ewentualne konsultacje na poziomie wydziału z odpowiednimi jednostkami?

4. Wniosek

  • Przygotowanie wniosku konkursowego:

        • W oparciu o określony schemat oraz instrukcję i wytyczne do wniosków danego konkursu (udostępnione w dokumentacji konkursowej);

        • W wymaganych wersjach językowych (zgodnie z instrukcją wypełniania wniosku udostępnioną do dokumentacji konkursowej lub/i w systemie on-line, w którym składa się wnioski).

5. System on-line

Wpisanie wniosku do dedykowanego systemu online, np.: OSF (ze względu na automatyczne uzupełnianie pól oraz zliczanie budżetu projektu, sugeruje się wpisywać dane do wniosku na bieżąco i bezpośrednio w systemach on-line – przyspiesza to pracę oraz weryfikację kompetentności oraz prawidłowości wpisywanych danych).

6. Konsultacje

Konsultowanie przygotowanego wniosku, przed ostatecznym terminem wyznaczonym przez jednostki wydziałowe i/lub centralne UW (patrz punkt 3 Terminy):

        • Pod względem administracyjno-formalnym: z obsługą administracyjną (na szczeblu wydziału, w tym z Sekcją Obsługi Badań);
        • Pod względem merytorycznym: z opiekunem merytorycznym, współpracownikami, wykonawcami;
        • Pod względem językowym: z native speakerem (w przypadku aplikacji składanych np. w języku angielskim);

7. Wydruk

Zablokowanie wniosku w systemie – brak możliwości dalszej edycji (nie zawsze wiąże się z automatycznym „wysłaniem” wniosku do danej agencji).

        • Wydruk ostatecznej wersji wniosku, jeżeli jest wymagane jego złożenie w wersji papierowej (w odpowiedniej liczbie egzemplarzy).

8. Podpisy

Zbieranie podpisów na wniosku o dofinansowanie w odpowiedniej kolejności:

        1. Kierownik projektu oraz jeśli trzeba: wykonawcy merytoryczni;
        2. Pełnomocnik Kwestora UW na wydziale;
        3. Dziekan Wydziału;
        4. Pracownik właściwej sekcji w Kwesturze UW (jeżeli dotyczy);
        5. Kwestor UW lub Zastępca Kwestora UW (jeżeli dotyczy);
        6. Rektor lub Prorektor.

W przypadku punktów 2–3 w zbieraniu podpisów na Wydziale pośredniczy SOB, który przekazuje podpisany wniosek do jednostek centralnych UW (np. BOB, IDUB)

9. Wysłanie wniosku

        • Podpisany wniosek przekazany przez jednostkę centralną UW lub SOB, Kierownik Projektu wysyła do Instytucji Finansującej, zgodnie z regulaminem konkursu, tj. w wersji elektronicznej poprzez dedykowany system on-line lub/i w formie drukowanej.
        • Po wysłaniu wniosku w formie elektronicznej nastąpi zmiana statusu wniosku na „wysłany”.
        • Wnioski w wersji drukowanej zaleca się wysyłać pocztą, najlepiej listem poleconym lub poleconym za potwierdzeniem odbioru.